Tagarchief: incident

Twaalf eisen die u aan een incident management systeem zou moeten stellen

Binnen onze praktijk zien we dagelijks aanvragen voor software die organisaties kan helpen crises het hoofd te bieden. Steeds zien we nieuwe eisen en wensen, maar een flink deel zien we vaak terug. Van die laatste categorie hebben we een overzicht gemaakt van de – volgens ons – twaalf belangrijkste die het meeste bijdragen aan de succesvolle invoering van een Crisis Information Management System.

  1. Turn-key oplevering – Dat lijkt een open deur, maar in een wereld waarin snelle respons van levensbelang is, moet u over een systeem kunnen beschikken dat vanaf de eerste dag doet wat het moet doen. Beloften van maatwerk ontwikkelingen passen daar niet bij.
  2. Gebruiksgemak en minimale benodigde training – Veel betrokkenen, waaronder wellicht vrijwilligers, zullen het systeem tijdens een crisis voor het eerst echt gebruiken. Daarom moet de software intuitief zijn; in een dergelijke situatie  hebt u geen tijd voor het geven van uitgebreide instructies.
  3. Mobiele toepassingen – Het opbouwen van situational awareness en een common operational picture staan centraal in crisismanagement. Data in het veld  – waar de crisis zich echt afspeelt – kunnen verzamelen is daarbij onmisbaar. We leven in de 21ste eeuw, een systeem dat geen mobiele apps heeft, is niet meer van deze tijd.
  4. Integraties en koppelingen met andere oplossingen – Iedereen die een rol speelt bij crisismanagement weet maar al te goed dat technologie niet alleen grote waarde heeft, maar ook complexiteit met zich meebrengt. Integratie- en koppelingsmogelijkheden moeten standaard zijn. Beloften dat ‘een koppeling zo gemaakt is’ komen veel te gemakkelijk op tafel. Alleen op aantoonbare, werkende interfaces kunt u echt vertrouwen.
  5. Rol-gebaseerde toegang tot informatie en functionaliteit – Bij het afhandelen van een crisis zijn veel mensen betrokken, ieder met hun eigen expertise, informatiebehoefte en opdracht om bepaalde taken uit te voeren. Dat een vrijwilliger van het Rode Kruis andere permissies moet krijgen dan de commandant van het crisiscentrum is evident. Het automatisch toekennen van autorisaties op basis van ieders rol dient in de kern van het systeem besloten te liggen.
  6. Meerdere incidenten gelijktijdig afhandelen – Een ongeluk komt zelden alleen. Of een crisis kent meerdere onderliggende incidenten die allemaal tegelijk aandacht behoeven, waarbij het overzicht niet verloren mag gaan. Er is geen tijd of ruimte om één voor één aandacht te geven. Daarom moet u meerdere incidenten simultaan en als dat nodig is in relatie tot elkaar af kunnen handelen.
  7. Diverse manieren om uw mensen te bereiken – Noodgevallen komen altijd onaangekondigd en vragen de directe aandacht van uw mensen. Daarom moet u ze op ieder moment kunnen bereiken, via meer dan één kanaal. Per e-mail, per SMS en op andere manieren.
  8. Uitgebreide configuratiemogelijkheden – Bij Intermedix zeggen we: als je een WebEOC implementatie hebt gezien, dan heb je één WebEOC implementatie gezien. Goede configuratiemogelijkheden garanderen dat de software uw processen zonder kostbaar maatwerk ondersteunt, in plaats van dat het systeem u dwingt andere werkwijzen te adopteren of met hoge kosten voor maatwerk opzadelt.
  9. Delen, opvragen en toevoegen van informatie – Alle stakeholders moeten  kunnen beschikken over de informatie die ze nodig hebben om hun taak optimaal uit te voeren. Ze moeten informatie met elkaar kunnen delen, ze moeten nieuwe informatie toe kunnen voegen en op kunnen vragen. Ook als ze aan verschillende maar gerelateerde incidenten werken. Of ze nu voor uw organisatie of voor een ketenpartner actief zijn, in huis of in het veld, voor zover hun op hun rol gebaseerde autorisatie dat toestaat, moet ze probleemloos en snel  informatie kunnen uitwisselen.
  10. Overzicht, dwars door het hele systeem heen – De concepten situational awareness, common operational picture en dashboard zijn geen holle termen. Zij zijn onmisbaar, of ze nu netcentrisch werken of anders worden genoemd. Een goede uitwerking daarvan geeft het crisis management systeem zijn waarde. Daarom dient het systeem de mogelijkheid bieden om data uit verschillende bronnen, van verschillende stakeholders en van  diverse incidenten te combineren en aggregeren. Zo krijgt u het overzicht dat nodig is om een crisis het hoofd te bieden op basis van de informatie die u echt nodig hebt.
  11. Beheren van taken en opdrachten – Het monitoren van mensen, machines, aannemers en andere resources vormt een van de uitdagingen van leidinggevenden in crisissituaties. Incident Management software moet functionaliteit bevatten om hulpmiddelen aan te vragen, toe te wijzen, te monitoren en te beheren. Vanuit het veld en binnen het crisiscentrum. Ook in complexe situaties en onder hoge druk moet resource management als primaire functie vlekkeloos blijven functioneren.
  12. Geografische informatie – Of u nu op zoek bent naar een oplossing voor een overheidsorganisatie of voor een bedrijf, de kans is groot dat u met verschillende vestigingen en gebieden te maken zult hebben. Inzicht hebben in deze gebieden en locaties, hun statussen en onderlinge relaties is zonder kaart bijna onmogelijk. Een krachtig GIS dat u zonder specialistische kennis kunt gebruiken hoort een kernfunctie van ieder crisismanagement systeem te zijn.

Bonus eis: referenties

Het selecteren van een crisismanagement system en het invoeren, gebruiken en beheren ervan is niet triviaal, nog  los van de investering die er mee gemoeid is. Bij het maken van uw afwegingen zijn de ervaringen van anderen waardevol. Ga bij bestaande gebruikers van het beoogde systeem na hoe hun ervaringen zijn, zowel met de software als met de leverancier. Bij voorkeur bij gebruikers die in omvang, gebruiksdoel en ervaring vergelijkbaar zijn met uw organisatie. Implementatietrajecten kunnen per type gebruiker en afhankelijk van uw wensen grote verschillen vertonen. Referenties zijn van groot belang om de juiste keuze te kunnen maken.